email的书写格式怎么写,Email的书写格式是什么？

电子邮件书写格式

格式一

一、收件人

1. 确认传送讯息的对象，并将 人数降至最低 。

2. 传送电子讯息之前，确认收信 对象是否正确 ，以免造成不必要的困扰和笑话。

二、抄送

1. 在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员 ( 比如项目经理 ) 。

2. 一般情况下 不要给普通客户抄送 。

3. 确认抄送讯息的对象，并将 人数降至最低 ，以免造成不必要的困扰和笑话。

三、主题

电子邮件一定要注明主题 ，因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容 ( 网络的世界什么都有广告最讨厌但是带来的收入是相当可观的呵呵 ) 。

此外，主题要 明确、精练与内容相关 ，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。

四、内容

在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。 一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。但称呼，正文，结束，落款 / 签名四点要尽量完整。

1 、称呼

1) 如果有收件人的姓名的话 , 可以让对方感觉更加友好。

2) 若知道对方的性别可以用： XX 先生、 XX 小姐、 XX 女士

3) 如果知道对方的身份可以用： XX 总经理、 XX 经理、 XX 董事长、 X 总、 X 董、 X 经理

2 、正文

正文做到 主题明确，语言流畅，内容简洁 。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。

1) 在撰写英文信函时 , 只对一两个词进行大写以示强调 , 全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。

2) 不要在信件中发泄不满 , 应面对面的解决。

3) 回复信件时 , 有必要加上部分的原文 , 以方便对方了解回信内容。

4) 若摘录的原文很长 , 应先把回复内容放到前面 , 原文内容在后 ,

5) 在收件人明白其意时 , 才可使用俚语或缩写。

6) 如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途 ;

3 、结束

1) 如果可提供好的选择 , 应在结尾处提出。

如 : 请您考虑，有任何需要咨询，请电话或 EMAIL 联系我 .

2) 最好的结尾要着眼未来：

如：希望我们能够达成合作

3) 结尾应显示诚恳：

如：感谢您抽空洽谈

4 、落款 / 签名

目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事，鉴于此，在商务邮件中应该有落款 / 签名，以示身份。

在网络如此发的的今天，大部分人每天都会用邮件处理各种业务，因此撰写一个规范、合格的电子邮件就显得异常重要。我特地总结了一篇关于如何撰写比较规范的商务信函或者电子邮件的文章，以帮助大家提高商务电子信函的写作水平。

格式二

一、 正文格式：

称谓 + 礼貌用语

（例如： XXX ，您好！ XXX 经理 / 先生 / 女士，您好！

如为群发公告：各位同事 ， 大家好等

二、 内容：

1. 字体，宋体；

2. 字号：小号；

3. 颜色：黑色、个别重点处可加黑

4. 全文字体字号需统一

三、个人签名档

1. 个人签名档需包含内容：姓名、所在部门 / 岗位、联系方式（电话分机、传真、 Email ）

2. 如工作需要，需和外部联系，还可增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号、 QQ 、 MSN 号码等）

（例如： XXXXX 部 / 人事主管江苏天创物业服务有限公司（ XXXX 服务处）地址： XXXXXXXXXXXXXXXXXXX ，邮编： 0000000Tel ： XXXXXXXX-XXXX Fax: XXXXXXXX_XXXXEmail:XXXXXX@XXXX )

3 、签名档字体：宋体，字号：特小，颜色：黑色

四、 邮件语言文字规范

1. 语言表达清楚、简练、不能有歧义；

2. 规范用语，尽量少用口头语；

3. 段落分明、清晰；

4. 文件，表格……大段内容，需添加附件

五、 邮件发送规范

1. 邮件主题必须明确清楚、文字尽量简练，让收件人了解邮件主要内容，不能有歧义。

六、 结尾客套语

例如： Sincerely

Best regards

祝您顺利！祝工作顺利！等

节日前夕可变更为相应的节日祝福语

七、 邮件发送

1. 邮件内容需要注意保密性，明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员

2. 明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分。主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，抄送人为有必要了解该邮件内容人员。

3. 转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容。

4. 邮件群发只适合于全员公告、通知等事项，除此类邮件外不得群发。

5. 回复群发邮件时，只需回复给发件人或少数几个人，不要群发回复

6. 邮件发送前，检查一遍，确认无误后发送。

八、 其他注意事项

1. 不在公司里发和政治、色性、宗教相关的邮件

2. 工作时间勿发与工作内容无关邮件

九、 邮箱需设置成自动回复状态。

1、 登录邮箱后，在邮件管理中进行设置

回复内容例如：“您好：

您的邮件已收到，我会在第一时间处理及回复。谢谢！”

格式三

一、收件人

✧ 仔细确认收件人地址是否正确，以免错发邮件

✧ Cc （抄送）人数降至最低，避免造成不必要的垃圾邮件

✧ Cc （抄送）功能：让相关人员参考，如团队中其他人员；让相关人员知晓，如您的直接主管等

二、主题

✧ 邮件必须要有主题，主题是邮件的“身份标识” 。

✧ 主题应该简单，明确且具描述性，或是与内容相关的主旨大意概括邮件内容，使收件人只要看到主题就知道邮件的内容。（一般不超过 35 字）

三、正文

正文内容简洁、美观、易懂， 力求简明扼要，并求沟通效益。

✧ 称谓 + 礼貌用语 如： *** （名字）您好！

*** 经理（名字 + 职位），您好！

*** 先生（女士），您好！

✧ 内容

字体：一般选择宋体、黑体；

字号：可事先设置文字大小，一般选择 :10 — 12 号字 ；

正文内容编排原则：

要事第一， 结论在前，分析在后，使用收信人容易接受的口吻陈述内容 ；

✧ 电子邮件内容，附件说明；

✧ 结尾套语：如祝您顺利！工作愉快！致礼！等 。

四、签名

签名主要包括：部门（职务）、公司、地址、电话、传真、 E-Mail 等书写时应将内容归类，一般不超过 5 行，对于电话号码、手机号码等较长的数字间应加停顿 。

签字文字应选择与正文文字匹配，简体中文或者英文，字体应比正文字体小一些。

五、附件

要上传附件的文件文档：

✧ 附件体积不能太大。如无特殊情况，附件体积尽可能控制在 5M 以内，大于这个数字的，通过 FTP 或者是网络空间传送。

✧ 附件最好都打一下包，因为某些邮件收发程序和防火墙、病毒监控软件甚至你的邮件服务器会拒收带有可能包含破坏性代码的 exe ， doc ， jpg ， js ， scr 等等格式的附件。

✧ 所发送的附件根据重要等级选择是否需要加密，发给客户的重要信息一定要加密，密码必须在 6 位以上，且必须是大小写字母，数字，特殊字符组合。密码不可以写在邮件中，可以通过其他方式（如电话）通知客户。

六、发送前的注意事项

电子邮件发送前应仔细检查收件人，抄送人，主题，所添加的附件等是否正确无误，正文内容是否清晰合理，标点符号是否遗漏等，如果客户端有多个电子信箱，还要确认所使用的的邮件服务器是否正确，不要混淆了内部信箱和外部信箱。

七、回复邮件

忽视或去除他人给自己的电子邮件而不回复者，都是不好的网际行为，因为发信人通常会焦虑地等待回信，甚或怀疑信件是否到达了该去的地方 ? 如果收信者能从信件内容看出正确的收信者，应迅速转送出去。若无法辨认，也应即刻回复发信人并简单解释传送的错误。直接回复对方发来的邮件时，称号和署名也是必要的。

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如何写得体高效的电子邮件？

说到如何写出得体高效的电子邮件，我认为需要从速度和内容双方面进行修炼。

一、会工作的人，通常秒回邮件

1. 立即回复非常重要

说起会工作的人发邮件的特点，首先浮现在我脑海中的，是他们回复速度之快。

我之前所在集团的亚太区总裁张先生就是这样。只要一给他发邮件，他的回信就像乒乓球似的瞬间飞到你的邮箱。

有时即使忙得无暇立刻处理，或者在飞机马上起飞前，他也会迅速给你发来一封简信，表示“你的邮件已收到，谢谢。不过我现在因为x x的原因，没办法仔细阅读。我会在x x （时间）以前认真读完，并回复你”，为的是告诉你他什么时候可以给出正式回复。

日常中，如果对方的回信姗姗来迟，我们可能会暗自嘀咕“他是不是看不起我啊…”。如果对方压根就不回邮件，我们就会认为他“真是个不懂礼貌的家伙。”正是这一件件不起眼的小事，左右着我们对对方的感情和评价。

特别是发信人是上司或者长辈时，他们往往很重视上下级关系，面对年轻人或晚辈在邮件方面的这类无礼行为，很容易产生极大的厌恶之情。

2. 邮件的回复速度，暴露了我们的整体工作能力

能够秒回他人邮件，体现了一个人工作效率的高低，包括他是否具有不拖延工作的自制力，是否制定了“任何事情都提前着手，不拖到最后”的自我纪律，以及是否对发信人怀有敬意和关切等。

注意力集中，拥有高度责任感的人，往往更值得委以重任。他们工作时常常顾及对方感受，总体来说回邮件的速度也很迅速。实际上，对方也通过你的邮件，估测你在其他方面的工作能力。

所以，收到他人的邮件时，立刻回信吧！

二、 大幅削减邮件文字，追求简洁高效的交流

1. 文字简洁，很容易让人脱颖而出

“Linda，写邮件，尤其是英文邮件，同样的内容，下次只用一半字数写，因为重复或不恰当的表达，相较其他语言，在英语中显得更刺眼。”这是我在上一家公司中多次对助理说得话。

越是会工作的人，邮件内容越是简洁明快，越能向上文中那样秒回对方。美国某著名大学甚至对MBA入学推荐信的撰写，特别提出“这个人能够通过简洁的文字与他人交流？”这个问题。

仅凭文笔简洁这一点，就很容易在上司或者客户那里获得好感。因为，对方本来就忙碌不堪，需要浏览大量文件，根本没有时间仔细阅读我们的长篇大论。而且，邮件一旦篇幅过长，就会失去焦点，最想表达的重要部分也会被淡化。

2. 写作能力，反映工作能力

如今回想起来，以前工作过的各公司的高管中，越是厉害的人，写出的文字越是简洁明快，构造也既具有逻辑性——既没有任何赘余，又不失要点，给人一种高效、精悍的感觉。

实际上，不论我们愿不愿意，我们发送的小小的一封邮件，就能反映出自己是否具备逻辑性思维能力、说明能力、词汇表达能力，以及能否进行挤不重复又不是要点的“有效沟通”。

在写邮件时，要努力将容量减半，大幅削减赘言。就如一个满身赘肉的姑娘被送进健身馆重新打造一番后，自带六块腹肌、傲人锁骨，呈现完美的S形曲线一样，焕然一新，让见者无不如沐春风。